Письмо-претензия – вид деловой документации, представляющий собой изложение претензий по поводу ненадлежащего качества товара или услуг либо требований по ликвидации дефектов или компенсации убытков в письменном виде. Письмо-претензия направляется стороной, чьи права ущемлены, другой стороне. Иные названия документа – рекламация или клейм. Такое письмо может выступать как в качестве способа взаимодействия между обоими сторонами сделки (покупатель излагает свои претензии к товару или услуге, продавец или поставщик рассматривает его и принимает меры), так и в качестве судебного документа, если обоим сторонам не удалось достичь консенсуса.
Грамотно составленное письмо-претензия содержит минимум эмоций и максимум аргументов, подкрепленных ссылками на соответствующие законодательные нормы. Обязательными составляющими документа являются следующие пункты:
По возможности желательно обратиться в юридическое агентство, специалисты которого составят рекламацию максимально грамотно. Если юридическое сопровождение недоступно, можно составить письмо-претензию самостоятельно, в этом случае следует придерживаться лаконичности изложения, формулируя свои требования в виде тезисов. Лить воду и описывать свое эмоциональное состояние не стоит, так же, как и журить либо угрожать адресату письма. Алгоритм написания следующий:
Информирование адресата о предмете претензии. «Обращаюсь к вам в связи с проблемой, возникшей после получения мной товара по заказу N…».
Изложение сути претензии. «При получении товара мной был выявлен дефект в виде…, при оформлении заказа товар был заявлен, как новый».
Обоснование требований, изложенных в претензии. «Закон о защите прав потребителей предусматривает возможность обмена или возврата товара в течение 14 дней».
Изложение требований к адресату. «В соответствии с положениями Закона, прошу вернуть мне средства за товар…»
Заключение. В финальной части письма-претензии можно прозрачно намекнуть на намерения отстаивать свои интересы в судебном порядке, если таковые имеются. «Надеюсь, мы найдем компромиссное решение, и до подачи иска в суд с требованием возврата средств за бракованный товар не дойдет».