Инструкция по написанию письма-претензии

Письмо-претензия – вид деловой документации, представляющий собой изложение претензий по поводу ненадлежащего качества товара или услуг либо требований по ликвидации дефектов или компенсации убытков в письменном виде. Письмо-претензия направляется стороной, чьи права ущемлены, другой стороне. Иные названия документа – рекламация или клейм. Такое письмо может выступать как в качестве способа взаимодействия между обоими сторонами сделки (покупатель излагает свои претензии к товару или услуге, продавец или поставщик рассматривает его и принимает меры), так и в качестве судебного документа, если обоим сторонам не удалось достичь консенсуса.

Содержание письма

Грамотно составленное письмо-претензия содержит минимум эмоций и максимум аргументов, подкрепленных ссылками на соответствующие законодательные нормы. Обязательными составляющими документа являются следующие пункты:

• Полное наименование предприятия, к которому предъявляется претензия и его реквизиты.
• ФИО и реквизиты автора претензии.
• Основания для требований автора претензии: номер накладной, заявки, чека, гарантийного обязательства, счет за оказанные услуги и т.п.
• Наименование и количество товара или услуги, качество которых не устраивает автора претензии, суммы убытков и факты, подтверждающие их наличие.
• Требования, составляющие претензию (замена товара или возврат его стоимости, возмещение убытков на указанную сумму и т.д.).
• Приложение с перечислением доказательной документации (копии чеков, накладных, актов приема или отпуска товара и т.д.).

Алгоритм составления рекламации

По возможности желательно обратиться в юридическое агентство, специалисты которого составят рекламацию максимально грамотно. Если юридическое сопровождение недоступно, можно составить письмо-претензию самостоятельно, в этом случае следует придерживаться лаконичности изложения, формулируя свои требования в виде тезисов. Лить воду и описывать свое эмоциональное состояние не стоит, так же, как и журить либо угрожать адресату письма. Алгоритм написания следующий:

Информирование адресата о предмете претензии. «Обращаюсь к вам в связи с проблемой, возникшей после получения мной товара по заказу N…».

Изложение сути претензии. «При получении товара мной был выявлен дефект в виде…, при оформлении заказа товар был заявлен, как новый».

Обоснование требований, изложенных в претензии. «Закон о защите прав потребителей предусматривает возможность обмена или возврата товара в течение 14 дней».

Изложение требований к адресату. «В соответствии с положениями Закона, прошу вернуть мне средства за товар…»

Заключение. В финальной части письма-претензии можно прозрачно намекнуть на намерения отстаивать свои интересы в судебном порядке, если таковые имеются. «Надеюсь, мы найдем компромиссное решение, и до подачи иска в суд с требованием возврата средств за бракованный товар не дойдет».